Antragsbegleitung
Nach Abgabe des Antrags bei der EU sollten Nachfragen zum Stand des Auswahlverfahrens eher die Ausnahme als die Regel darstellen. Ein zu offensives "Lobbying" kann der Antragstellung sogar abträglich sein.
Im allgemeinen verfährt die EU bei der Projektprüfung und -auswahl nach einem festgelegten Verfahren, das in den Ausschreibungsunterlagen erläutert ist. Daher sollte von telefonischen oder schriftlichen Anfragen in der Phase der Projektauswahl abgesehen werden. Hat die EU ihrerseits eine Frist bei der Antragsprüfung nicht eingehalten, sollte der Antragsteller sich zunächst per Fax, E-Mail oder Brief in Erinnerung rufen und eine Anfrage an die zuständige Stelle richten. Erst wenn eine Reaktion ausbleibt oder in dringenden Fällen sollte zum Telefonhörer gegriffen werden.
Von Vorteil sind persönliche Kontakte zu Beamtinnen/en und/oder die Kontaktaufnahme über "Dritte" (Bundes- oder Länderministerien, Ständige Vertretung und Ländervertretungen in Brüssel, Lobbybüros, etc.) um den Stand des Bewilligungsverfahrens und die Chancen des eingereichten Antrags in Erfahrung zu bringen.
Eine konkrete Einflussnahme auf das Vergabeverfahren ist in der Regel begrenzt. Auch sollten bestehende "gute Kontakte" durch die vermeintliche Aussicht auf "Vitamin B" in der Phase der Antragsauswahl nicht überstrapaziert werden.
Antragsbegleitung – Verwaltung durch die Europäische Kommission
- Ansprechpartner und Beratung
Für die Endauswahl eines Projektes ist in den meisten Fällen die Europäische Kommission zuständig, auch wenn ein Technisches-Hilfe-Büro, eine nationale Koordinierungsstelle oder ein nationales Ministerium in die Phase der Vorauswahl zwischengeschaltet sind. Damit sind die Vorgaben der Kommission für die Bewilligung eines Antrags ausschlaggebend.
Dennoch ist wichtig, mit den zwischengeschalteten Institutionen Kontakt aufzunehmen, um vor dem Einreichen des Projektantrages Unklarheiten und mögliche Mißverständnisse auszuräumen.
- Rechtzeitiges Bemühen um Unterstützung durch:
- die deutschen Mitgliedern im Ausschuss, der gemäß dem Ratsbeschluss für die Mittelvergabe zuständig ist,
- die zuständigen Kommissionsmitarbeiter/-innen,
- die zuständigen Ansprechpartnern in deutschen Ministerien und in den Vertretungen von Bund und Länder in Brüssel,
- die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Technischen-Hilfe-Büros auf regionaler, nationaler und europäischer Ebene,
- Abgeordnete des Europäischen Parlaments,
- die EU-Referenten der Spitzenverbänden der Freien Wohlfahrtspflege (die Adressen sind unter den jeweiligen Button der Verbände
zu finden), einschließlich der Vertretungsbüros der Wohlfahrtsverbände in Brüssel.
- Vorgehen:
- Kontaktaufnahme vor der Projekteinreichung, um die Projektskizze zu erläutern und um ggf. Unterstützung bei der Antragstellung zu
erhalten,
- die Kontaktaufnahme nach Ablauf der Antragsfrist ist schwierig und sollte in der Regel unterbleiben, da die Auswahlverfahren für die
Projekte laufen und die auswählenden Gremien ungestört arbeiten wollen,
- Bereitschaft signalisieren, den eingereichten Antrag zum gegebenen Zeitpunkt inhaltlich und/oder volumenmäßig zu verändern.
Antragsbegleitung – Verwaltung durch die Behörden der EU-Mitgliedstaaten
- Ansprechpartner und Beratung:
Für die Endauswahl eines Projektes ist der Mitgliedstaat (in Deutschland der Bund, die Länder oder die Landkreise) zuständig, auch wenn ein Technisches-Hilfe-Büro oder eine nationale Koordinierungsstelle für die Vorauswahl zwischengeschaltet sind. Dennoch ist wichtig, mit den zwischengeschalteten Einrichtungen Kontakt aufzunehmen, um vor dem Einreichen des Projektantrages Unklarheiten und mögliche Missverständnisse auszuräumen.
- Rechtzeitiges Bemühen um Unterstützung durch:
- die zuständigen Personen im jeweiligen Länderministerium oder Landratsamt,
- die Verantwortlichen in den regionalen Technischen-Hilfe-Büros,
- die EU-Referenten der Spitzenverbände der Freien Wohlfahrtspflege in Deutschland (die Adressen sind unter den jeweiligen Button
der Verbände zu finden).
- Vorgehen:
- Kontaktaufnahme vor der Projekteinreichung, um die Projektskizze zu erläutern und um ggf. Unterstützung bei der Antragstellung zu
erhalten,
- die Kontaktaufnahme nach Ablauf der Antragsfrist ist schwierig und sollte in der Regel unterbleiben, da die Auswahlverfahren für die
Projekte laufen und die auswählenden Gremien ungestört arbeiten wollen,
- Bereitschaft signalisieren, den eingereichten Antrag zum gegebenen Zeitpunkt inhaltlich und/oder volumenmäßig zu verändern.
- Antragsbewilligung und Vertragsabschluss:
Zwischen dem letzten möglichen Zeitpunkt der Abgabe eines Antrags (Antragsfrist) und der schriftlichen Benachrichtigung über die Zustimmung bzw. Ablehnung eines Antrags vergehen in der Regel drei bis sechs Monate. Die Bewilligung eines bei der Europäischen Kommission bzw. bei den zuständigen nationalen Behörden eingereichten Antrags für ein EU-Projekt kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. Die folgenden Etappen spielen dabei für die den Antrag prüfenden Stellen eine Rolle:
- Sichten der Antragsunterlagen nach formellen Kriterien (Einhaltung der Abgabefrist, Vollständigkeit der Unterlagen und der Anzahl der Kopien, Unterschrift des Antrags und des Haushaltsbogens, Zahl der transnationalen Partner etc.).
- Vorauswahl der eingereichten Projektvorschläge durch das Technische-Hilfe-Büro oder die nationale Koordinierungsstelle. Dabei spielt die Projektzusammenfassung eine wichtige Rolle. Erstellen einer "short list" von zu befürwortenden bzw. abzulehnenden Projektanträgen.
- In Ausnahmefällen findet eine Begutachtung der Anträge durch externe Gutachter statt (z.B. im Forschungsbereich oder bei Maßnahmen für behinderte Menschen).
- Durch die Europäische Kommission verwaltete EU-Förderprogramme: Diskussion und Abstimmung über die zu bewilligenden Anträge im zuständigen beratenden Ausschuss bzw. im Verwaltungsausschuss der Kommission.
Durch die nationalen Behörden verwaltete EU-Förderprogramme: Diskussion und Abstimmung über die zu bewilligenden Anträge im zuständigen Begleitausschuss. - Auswahl der zu bewilligenden Anträge aus der "short list" durch die Kommission bzw. durch die zuständigen nationalen Verwaltungsbehörden.
- Mitteilung der Kommission an die Antragsteller über Annahme oder Ablehnung des Projektantrags. Dies erfolgt in der Regel per Brief an die Verantwortlichen der antragstellenden Einrichtung. In der Mitteilung kann ggf. eine Änderungen des Projekts (Inhalt, Budget, transnationale Partner, europäischer Mehrwert, usw.) zur Voraussetzung für eine Bewilligung gemacht werden.
- Einigung über die Vertragsmodalitäten und den Projektbeginn (Standardvertragsformular der Kommission).
Vertragsunterzeichnung durch die Kommission bzw. die nationale Behörde und den Antragsteller