Eine Projektförderung durch EU-Finanzmittel lässt sich in folgende Phasen einteilen: 

• Vorbereitung des Projektes,

• Antragstellung,

• Vertragsabschluss,

• Projektdurchführung, Finanzabwicklung, Berichterstattung,

• Projektabschluss,

• Evaluierung.

Die genannten Phasen gelten unabhängig davon, ob ein Projekt von der Europäischen Kommission oder von den zuständigen Stellen in den EU-Mitgliedstaaten verwaltet wird.

Antragstellern wird empfohlen, für die Vorbereitung eines Projekts ausreichend Zeit und Ressourcen einzuplanen. Im allgemeinen werden solche "Vorleistungen" für ein Projekt (Informationsbeschaffung, Projektkonzeption, Partnersuche etc.) nicht von der EU gefördert.

Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Beantragung eines EU-Projekts meistens nur zu fest definierten Antragsfristen erfolgen kann. Die Einhaltung dieser Antragsfristen ist Voraussetzung, um an einer Förderrunde partizipieren zu können.